こんにちは、ぽにこです。
情報公開請求について勉強したことや実体験を共有して、制度を育てよう🌱会です。（←今思いついて書いてる）
本シリーズ初回の前回は、「審査請求書の書き方」でした。
事例に合わせて追々、役に立ちそうな小ネタを入れていけるといいなぁと思ってます。
（わたしの勉強した範囲内ではあるけどね！）
今日は、審査請求書のメイン、「審査請求の理由」です。
今日取り上げるのは、PTAなど他の組織の所有する文書について、
という理由を付されて不開示とされたケースについてです。
PTAと学校は別の組織ですので、一見、妥当な理由に思えるかもしれません。
しかし、その請求する文書の内容によっては、学校（教職員）が職務上取得し、組織的に用いるものに相当するものもあります。
- PTA等の他の組織の文書が公開請求できるの？
- PTAが作成した文書も公文書（行政文書）になる？
- 請求理由に学校が「職員が組織的に用いている」ことを示そう
- （学校にはあるが）市・教育委員会では保有していない
- 請求理由文を記載例
- おわりに
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PTA等の他の組織の文書が公開請求できるの？
できます。
ただし、一定の条件は必要です。
PTA等は、学校に近接している団体とはいえ、別の組織ですし、ましてや行政ではありません。
実際、開示請求すると、「市（学校）が作成及び取得していないため保有していない」などとして不開示決定がされることがあります。
しかし、別な組織が作成した文書であっても、学校（教職員）が職務上作成または取得し、組織的に利用しているような場合、開示請求の対象となります。
PTAが作成した文書も公文書（行政文書）になる？
PTAが作成した文書そのものは公文書（行政文書）ではありません。
しかし、先に書いたように、学校（教職員）が職務上作成または取得し、組織的に利用している文書の場合、他の組織等の文書でも、公文書として開示対象の文書になります。
行政機関の保有する情報の公開に関する法律（情報公開法）では、
（開示請求権）
第三条 何人も、この法律の定めるところにより、行政機関の長（前条第一項第四号及び第五号の政令で定める機関にあっては、その機関ごとに政令で定める者をいう。以下同じ。）に対し、当該行政機関の保有する行政文書の開示を請求することができる。
と、情報公開請求（開示請求）できるのは、当該行政機関の保有する行政文書としています。
「行政文書」っていうと、行政が作った文書ってイメージだよね！
では、その行政文書って何なのかと言うと、同法で、
（定義）
第二条 この法律において「行政機関」とは、次に掲げる機関をいう。
（略）
２ この法律において「行政文書」とは、行政機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。）であって、当該行政機関の職員が組織的に用いるものとして、当該行政機関が保有しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。
（略）
と、
「行政文書とは、行政機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録であって、当該行政機関の職員が組織的に用いるものとして、当該行政機関が保有しているものをいう。」
と定義しています。
★情報公開は、各自治体の条例に基づき行われます。「定義」は各自治体の条例のはじめの方に記載されていますので、確認してみてください。
たとえば、下記は、東京都の情報公開条例です。
(定義)
第二条 この条例において「実施機関」とは、知事、教育委員会、選挙管理委員会、人事委員会、監査委員、公安委員会、労働委員会、収用委員会、海区漁業調整委員会、内水面漁場管理委員会、固定資産評価審査委員会、公営企業管理者、警視総監及び消防総監並びに都が設立した地方独立行政法人(地方独立行政法人法(平成十五年法律第百十八号)第二条第一項に規定する地方独立行政法人をいう。以下同じ。)をいう。
2 この条例において「公文書」とは、実施機関の職員(都が設立した地方独立行政法人の役員を含む。以下同じ。)が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、当該実施機関の職員が組織的に用いるものとして、当該実施機関が保有しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。
（略）
多少の表現の違いはあっても*1、公文書とは、
- 実施機関の職員が職務上作成し、または取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録
- 実施機関の職員が組織的に用いるもの
- 実施機関が保有しているもの
とされています。
PTAや同窓会のように、学校とは別組織の文書で、実施機関が作成していなくとも、実施機関の職員が職務上、別組織の文書（以下図画、写真等および電磁的記録含む）を取得することはありえます。
学校や行政が公式に作った文書だけが開示対象だと思っている教職員はいまだにいるよ。
請求理由に学校が「職員が組織的に用いている」ことを示そう
実施機関の職員が職務上取得しているだけでは、開示対象とはなりません。
「組織的に用いられている」ことがポイントです。
欲しい資料が「組織的に用いられている」という点について、「判例や学説、公的組織の見解等」を援用しながら、「どう組織的に用いられているか」の客観的事実等を請求理由に盛り込んでいきます。
では、「組織的に用いる」とは、どのような状態か。
裁判例では、行政文書不開示決定取消請求控訴事件/平成19年2月14日/東京高判/原審・東京地方裁判所平成18年9月1日）などがあります。
「組織的に用いる」とは，その作成又は取得に関与した職員個人の段階のものではなく，組織としての共用文書の実質を備えた状態，すなわち，当該行政機関の組織において，業務上必要なものとして，利用され，又は保存されている状態のものを意味すると解するのが相当である（以下，このような状態にある文書を「組織共用文書」という。）。
また、自治体職員のための情報公開事務ハンドブック（村松享/第一法規）によると、
この「行政機関の職員が組織的に用いるものとして、当該行政機関が保有しているもの」とは、作成または取得に関与した職員個人の段階のものではなく、組織としての共用文書の実質を備えた状態、すなわち、当該行政機関の組織において業務上必要なものとして利用・保存されている状態のものを意味します。したがって、職員が自己の執務の便宜のために保有する覚書や資料、職員の個人的な検討段階にとどまる起案のための草稿、課題等の整理資料、参考となる事項のメモ書き等はこれに該当しません。
と解説されています。
つまり、個人取得・利用の領域を超えて、
- 組織としての共用性がある
- そのために保有されている
ようなものは、たとえ他の組織が作成しているものであっても、学校が組織的に用いているものに当たると考えることが相当です。
では、PTAなどの学校とは別の組織が作成している文書の「組織共有性」は、どうでしょう。
- 入学説明会等で学校が用意する資料と併せて必要資料として配布している
- 転入児童・生徒がある場合に備えて、同資料を保管し、適宜配布に利用している
- 教職員が職務上、資料を作成している
- 学校がPTA等の会費を集金しており、徴収に係る資料等を作成・取得している
- 学校がPTA会費等を管理しており、徴収・決算に関する資料等を作成・取得している
- 職員が職務上、打ち合わせ・会議等に出席し、他の職員と共有している
- 行政が補助金を交付しており、その根拠資料を作成・取得している
ような場合、「組織的に用いている」と認められる可能性があり、請求理由の根拠として提示する材料となってきます。
根拠となる内容を示す資料があればなお良いですが、特段なかったとしても、その状態が実態として明らかな場合、仮定であってもその状態が高い確率で推察されるような場合（状況的に根拠となるものがあるような場合など）は、理由として記載します。
行政文書は、行政職員が用いるものなので、請求人は厳密な特定や立証をする必要はありません。できるだけ具体的な根拠を示すのは、「行政の不開示処分には正当な理由がない！」と、コチラの主張を補強するためです。
なかったらなかったで、それはそれだよ。
（学校にはあるが）市・教育委員会では保有していない
これもよくあるパターンです。
家にカネはあるが、今は持ってない
お客さん、それじゃ売れないよ〜
もう、こんな理由が通用すると思ってるところがイタいです。
前回から引き続き繰り返しになりますが、情報公開請求は開示が原則です。行政機関は、不開示情報として条例上に定めた一部の例外を除き、開示する義務があります。
公立学校は自治体が設置し、教育委員会が所管する教育機関であり、その学校が保有する文書も情報公開の対象です。
国の公文書等の管理に関する法律 | e-Gov法令検索では、
と、対象の行政機関を規定しています。
自治体にも、文書管理規定（規則）があります。教育委員会は独立して定めています。
たとえば、東京都は「東京都教育委員会文書管理規則」を定めています。
(用語の定義)
第二条 この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
一 文書等 職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。
（略）
四 庁 東京都教育庁設置規則(昭和二十三年東京都教育委員会規則第二号)に定める東京都教育庁をいう。
五 部 東京都教育庁処務規則(昭和四十五年東京都教育委員会規則第三十四号。以下「処務規則」という。)第二条第一項に規定する部をいう。
六 所 教育事務所、教育庁出張所及び事業所(教育委員会が所管する教育機関のうち、学校を除いたものをいう。以下同じ。)をいう。
七 学校 東京都立学校設置条例(昭和三十九年東京都条例第百十三号)第一条に規定する学校をいう。
八 課 部及び所の課(課に相当する室及び支所を含む。)並びに学校をいう。
そこで、対象となる行政機関を定義し、それぞれの文書等の管理について定めています。
情報公開条例において教育委員会は実施機関であり、所管する学校の窓口でもあります。
(定義)
第二条 この条例において「実施機関」とは、知事、教育委員会、選挙管理委員会、人事委員会、監査委員、公安委員会、労働委員会、収用委員会、海区漁業調整委員会、内水面漁場管理委員会、固定資産評価審査委員会、公営企業管理者、警視総監及び消防総監並びに都が設立した地方独立行政法人(地方独立行政法人法(平成十五年法律第百十八号)第二条第一項に規定する地方独立行政法人をいう。以下同じ。)をいう。
東京都情報公開条例
市や教育委員会の文書管理規定などは、引用や根拠に使えるときもありますので確認してみてください。
また、情報公開法では、請求された文書が他の行政機関において開示決定が妥当なものについて、事案の移送を認めています。
（事案の移送）
第十二条 行政機関の長は、開示請求に係る行政文書が他の行政機関により作成されたものであるときその他他の行政機関の長において開示決定等をすることにつき正当な理由があるときは、当該他の行政機関の長と協議の上、当該他の行政機関の長に対し、事案を移送することができる。この場合においては、移送をした行政機関の長は、開示請求者に対し、事案を移送した旨を書面により通知しなければならない。
２ 前項の規定により事案が移送されたときは、移送を受けた行政機関の長において、当該開示請求についての開示決定等をしなければならない。この場合において、移送をした行政機関の長が移送前にした行為は、移送を受けた行政機関の長がしたものとみなす。
３ 前項の場合において、移送を受けた行政機関の長が第九条第一項の決定（以下「開示決定」という。）をしたときは、当該行政機関の長は、開示の実施をしなければならない。この場合において、移送をした行政機関の長は、当該開示の実施に必要な協力をしなければならない。
各自治体の条例にも同様な定めがあるはずです。
都道府県などの広域な場合は、移送が行われることがありますが、市町村では移送を行うまでもなく、教育委員会で取りまとめが可能です。
よって（学校にはあるけど）、市（教育委員会）にはないというのは、理由になりません。
請求理由文を記載例
では、以上のことを踏まえた、請求理由の記載例です。
処分庁は、「市で保有していない」ため非公開としていますが、公文書は、行政機関の職員が職務上作成し又は取得した文書であって、当該行政機関の職員が組織的に用いるものとして、当該行政機関が保有しているもの（公文書管理法第2条第4項）とされ、●●市情報公開条例（以下「条例」という。）においても「★実施機関の職員が職務上作成し，又は取得した文書，図画，写真，フィルム及び電磁的記録(電子的方式，磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって，当該実施機関の職員が組織的に用いるものとして，当該実施機関が保有しているものをいう。」としています。
市で保有していなくても、●●市の設置した教育機関であり、●●市教育委員会が所管する学校が取得し保有する文書も開示対象です。
●●市情報公開条例第●条に基づく事案移送のほか、●●市教育委員会において学校と連絡調整も可能であることから、「市で保有していない」ことは非開示の理由とはなりえません。
●●市情報公開条例（●条）では、「★実施機関は、公開請求があった場合は、当該公開請求に係る公文書に次条に規定する公開しないことができる情報(以下「非公開情報」という。)が記録されているときを除き、公開請求者に対し、当該公文書を公開しなければならない」とし、実施機関には条例で指定した非開示情報を除いて開示する義務があります。
ここまでは、↑どこの自治体の条例にも、だいたい共通する内容です。
市町村名や条文番号、当該自治体の条例を引用した★印以降の斜字の部分は、適宜置き換えてください。
また、主張を裏付けるような根拠がある、あるいは処分に理由がないことを裏付けるような根拠がある場合、下記↓のように付け足します。
その際、「職務上取得している」「組織共用性」を意識します。
よって、本件非開示決定は不当であると考えます。
よって本件非開示決定は不当です。
また、●●について、●●補助金交付要綱の制定、市の補助金の支出、市の事務の請負がある事実、●月●日の教育委員会会議録において●●等を確認している旨記録されていることから、市が公金を支出するための根拠資料をなんら所有していないとは、到底考え難く、非開示決定は不当であると考えます。
それから、締めに、
と入れておきます。
これはママの小さなこだわりww
根拠資料を収集する
今回の程度の不開示であれば、わざわざ根拠資料を探すまでもないですが、
などは、インターネットで調べることもでき、主張を裏付け補強したいなという時に、そこで仕入れたネタが役に立つこともあります。
自治体の条例・規則を調べたいときは自治体HPにある法規（例規）集から探すか、自治体名＋法規（例規）集、または自治体名＋条例（規則）名で検索します。
それでも見つからず、必要なら直接問合わせると、実はHPに掲載されているけど分かりにくいなら、そこへたどり着く方法、公開されていないなら入手や閲覧の方法を教えてくれます。
そもそもアクセスしにくいのはどうかと思う
法規の担当は、総務部や総務課、文書課あたりの名称だと思います（組織図なんかをみるとわかります）。
基本的に丁寧に教えてくれますし、勘の良い職員に当たると、改善に動いてくれることもあります。
学校向けに作成しているマニュアルや要綱、手引きなどをあらかじめ開示請求して取り寄せておくことも有効です。
そこに、開示すべき理由の根拠となることが書いてあることもあるからです。
- 情報公開に係る要綱・マニュアル・手引等
- 文書管理に関する要綱・マニュアル・手引等
- 学校徴収金に係る要綱・マニュアル・手引等
などです。
これも、必ず役に立つとは言えないんだけどね。
開示請求は繰り返してなんぼなところはあるよ
おわりに
学校とは別の、他の組織の文書についての不開示決定に対して、審査請求をする場合に記載する理由について書きました。
確かに別組織だけど、絶対学校は持ってるよね？というパターンです。
他の組織の文書を請求する場合、
- 職務上作成または取得している
- 組織的に用いており、保有されている
ことが必要です。
逆にいうと、職務上作成または取得しているとは言えず、組織的に用いているとも言えないようなケースだと、保有していないことを理由に不開示決定が妥当となりえます。
開示請求は、どのような文書を請求するか、その文書が実施機関でどのように扱われているかによって開示不開示が変わってきますので、その状況がどのようなものであるかを示して、処分の理由が不当であると主張します。
公文書等の管理に関する法律（平成二十一年法律第六十六号）第二条第四項において、「この法律において「行政文書」とは、行政機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書（図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。）を含む。第十九条を除き、以下同じ。）であって、当該行政機関の職員が組織的に用いるものとして、当該行政機関が保有しているものをいう。」と規定されているところ、どのような文書が「組織的に用いるもの」として行政文書に該当するかについては、文書の作成又は取得の状況、当該文書の利用の状況、その保存又は廃棄の状況などを総合的に考慮して実質的に判断する必要があるものと考えており、お尋ねについて一概にお答えすることは困難である。
どうぞ、職員が取得していると思われる理由、組織共有性を存分に語ってください。
それにしても、職員が取得し、組織的に用いられている文書について、いとも簡単に不開示決定を行う行政機関が多いこと多いこと。
とか、
- 実施機関が利用、提供、廃棄等の取り扱いについて権限を有していない、他の任意団体の所有する文書である
とか、
- （他の資料から存在が確認されているのに）不存在
とかね。
そんなに出したくないなら、取得利用しなきゃいいのに。
だよね〜。都合良すぎ。
あ、あとアレな、最初から開示しとけ。
ちなみに、ウチの子が通う中学校は、PTA等の会費を学校が教材費等と一緒に徴収することをやめました（入会希望者のみPTA等の指定口座に振込）。
開示請求が理由ではないと思いますが、関わりが多ければ多いほど、組織共用性が高まり行政が取得した文書として開示請求の対象となりえます。
行政は「無いって言っておけば、それ以上は言ってこない」と高をくくっていたりします。
非開示情報を除いて、自分たちに開示する義務があることを忘れているかのような職員もいます。
審査請求は、文書さえ出来てしまえば、あとはポスト投函するだけです。
先方は、審査請求が届き再検討した結果、なお開示しない場合は、審査会へ諮問に付すことになります。諮問に付す場合、処分の主張が正当であることを記した弁明書を作成し審査会へ提出します。適当なことは書けません。
不当な非開示に出くわした時は、ちゃんと抵抗しましょう。
ではでは。
ぽにこ
☆PTA等の外郭団体にまつわる資料請求に↓
審査請求シリーズ〜（PTA等保有文書）作成及び取得していないため保有していない - ぽにろぐ
☆当初何の団体かわからなかったやつ↓
審査請求シリーズ〜（教職員加入団体文書）作成及び取得していないため保有していない - ぽにろぐ
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審査請求シリーズ〜開示されるはずの文書名が決定通知にない？ - ぽにろぐ
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